Datenschutzhinweise

Stand: 26. Oktober 2026

Diese Hinweise beschreiben die Datenverarbeitung auf businessbase-ka.de, in der BuddieBase und bei der Kontaktaufnahme mit BusinessBase oder dem Betreuungsbüro Julia Zoth BVP. Ergänzende Hinweise zu einem konkreten Betreuungsauftrag oder zu individuell eingerichteter Telefonie erhältst du im Zusammenhang mit diesem Auftrag.

1. Verantwortliche und Kontakt

Julia Zoth · JZ Management / BusinessBase
Mozartstraße 59 · 76307 Karlsbad · Deutschland
Telefon: 01575 2808508
E-Mail: businessbase-ka@gmx.de

Kontakt zum Betreuungsbüro Julia Zoth BVP: info@zoth-bvp.de · 01575 2808509.

2. Aufruf der Website und technische Bereitstellung

Die Website wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. Die technische Auslieferung nutzt OpenAI- und Cloudflare-Infrastruktur. Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, technische Browser- und Geräteangaben sowie gegebenenfalls Fehler- und Sicherheitsinformationen verarbeitet. Dies ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, Angriffe abzuwehren und Störungen zu beheben. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, funktionsfähiger Webauftritt.

Technische Daten werden nur so lange benötigt, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist; bei konkreten Sicherheitsvorfällen oder gesetzlichen Pflichten kann eine längere Speicherung notwendig sein. Die Plattformanbieter können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Informationen zu deren Verarbeitung und Übermittlungsmechanismen: OpenAI und Cloudflare.

3. Schriftarten, Cookies und lokaler Browserspeicher

Die Schriftarten werden von unserer eigenen Website geladen. Eine Verbindung zu Google Fonts ist dafür nicht erforderlich. Im eigenen Seitencode werden keine Analyse- oder Werbeskripte eingesetzt.

Für die Anmeldung zur BuddieBase speichert Supabase eine Sitzung einschließlich Anmelde- und Erneuerungstoken im lokalen Browserspeicher. Dadurch bleibt die Anmeldung auf dem Gerät erhalten. Beim Abmelden wird die dort gespeicherte Sitzung entfernt. Soweit ein Zugriff auf Gerätespeicher für eine ausdrücklich gewünschte Funktion technisch erforderlich ist, erfolgt er auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung richtet sich nach den nachfolgend beschriebenen Rechtsgrundlagen.

4. Anmeldung zur BusinessBase

Das Anmeldeformular übermittelt Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Kontakt- und Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Firma und Telefonnummer sowie das gewünschte Bundle, den Startmonat, den Postservice, die Briefkastenbeschriftung und freiwillige Nachrichten. Im öffentlichen Anmeldeformular ist kein Datei-Upload eingerichtet.

Die Angaben dienen der Bearbeitung der Anfrage und der Anbahnung beziehungsweise Durchführung einer Mitgliedschaft. Bei eigenen Vertragsangelegenheiten gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei betrieblichen Kontaktpersonen kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein; das berechtigte Interesse liegt in der geschäftlichen Kommunikation. Die Bestätigung der Datenschutzhinweise im Formular dokumentiert deren Kenntnisnahme und ersetzt keine gegebenenfalls gesondert erforderliche Einwilligung.

Bei einer neuen Kontoadresse wird eine Einladung zum Festlegen eines Passworts verschickt. Eine Einladung oder ein eingerichtetes Konto begründet keinen Vertrag und keinen Buchungszugang. Julia prüft die Anmeldung und bestätigt Bundle sowie Vertragsbeginn. Nach Freigabe sind Infos, Anleitungen und Veranstaltungen zugänglich; die Raumbuchung setzt zusätzlich den bestätigten Vertragsbeginn und die Freigabe des Raumangebots voraus.

Zur Abwehr missbräuchlicher Anmeldungen werden serverseitig gesalzene Prüfsummen von IP- und E-Mail-Adresse und zeitlich begrenzte Zähler verwendet. Ein unsichtbares Formularfeld hilft, automatische Eingaben zu erkennen. Die Zähler verlieren spätestens nach zwei Tagen ihre Gültigkeit; abgelaufene Einträge werden bei der nächsten Anmeldeprüfung entfernt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, insbesondere das Interesse am Schutz vor Spam und missbräuchlichem E-Mail-Versand.

5. BuddieBase und Supabase

Für Konten, Authentifizierung und die Speicherung der Mitgliedschaftsdaten nutzen wir Supabase. Anbieter ist Supabase Pte. Ltd. (Singapur); die verbundene Supabase, Inc. (USA) kann technische Betriebs- und Supportleistungen erbringen. Der eingestellte Datenbankstandort unseres Projekts ist West EU / Irland (AWS eu-west-1).

Verarbeitet werden Kontokennung, E-Mail-Adresse, für die Anmeldung erforderliche Daten, Vor- und Nachname für die persönliche Ansprache sowie Bundle, Freigabestatus, bestätigter Beginn und gegebenenfalls Gültigkeitsende. Passwörter werden uns nicht im Klartext übermittelt. Mitglieder können weder fremde Anmeldungen einsehen noch ihr Bundle oder ihre Freigabe selbst ändern. Zugriff auf Anmeldungen und deren Freigabe hat die hierzu berechtigte Inhaberin. Die berechtigte Inhaberin kann Rechnungen als PDF mit Rechnungsnummer, Datum und optionalem Abrechnungsmonat einem Mitglied zuordnen und in einem privaten Supabase-Speicherbereich bereitstellen. Mitglieder können ausschließlich ihre persönlich zugeordneten, bereitgestellten Rechnungen herunterladen. Nicht veröffentlichte Entwürfe sind nur administrativ zugänglich. Bei jedem Download wird die Zugriffsberechtigung geprüft. Heruntergeladene Dateien werden auf dem Gerät des Mitglieds gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des gewünschten Mitgliederzugangs und der Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise der betrieblichen Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Der Datenbankstandort bedeutet nicht, dass sämtliche ergänzenden Betriebs- und Supportvorgänge ausschließlich in Irland stattfinden. Supabase beschreibt mögliche Übermittlungen nach Singapur und in die USA und stützt diese nach eigenen Angaben auf Standardvertragsklauseln. Einzelheiten: Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer und Datenstandorte und Übermittlungen.

Bei einer neuen Mitgliedschaftsanfrage wird die Betreiberin zusätzlich per E-Mail über Name, E-Mail-Adresse, gewünschtes Paket und Startdatum informiert. Die Benachrichtigung dient der Bearbeitung der Anfrage und wird über den oben beschriebenen Dienst Brevo versandt. Nach persönlicher Freigabe wird eine Willkommensmail mit dem bestätigten Paket, Vertragsbeginn und Hinweisen zum Mitgliederzugang versandt. Der Versandstatus wird zur Vermeidung von Doppelversand bei der Anfrage gespeichert. Weitere Angaben sind in der geschützten Freigabeansicht zugänglich.

6. Einladungs- und Passwort-E-Mails über Brevo

Einladungen und E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts werden über den eingerichteten Versanddienst Brevo verschickt. Anbieter ist Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, gegebenenfalls Name, E-Mail-Inhalt und die zur Zustellung erforderlichen technischen Informationen verarbeitet. Versand- und Fehlerstatus können zur Sicherstellung der Zustellbarkeit verarbeitet werden. Die Nachrichten dienen der Einrichtung und Sicherung des angefragten Zugangs, nicht der Anmeldung zu einem Werbenewsletter.

Grundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und gegebenenfalls Buchst. f DSGVO. Informationen des Anbieters: Datenschutz bei Brevo.

7. Termin- und Raumbuchung über Cal.com

Die Seite des Betreuungsbüros Julia Zoth BVP bietet eine eingebettete Terminansicht für Telefontermine und Bürogespräche an. Erst wenn Sie eine Terminart auswählen, wird der Kalender von Cal.com geladen. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Verbindungsdaten an Cal.com übertragen. Die Aktivierung gilt nur für den aktuellen Seitenaufruf; durch Neuladen ohne erneute Aktivierung oder Verlassen der Seite können Sie die Einbindung beenden. Bereits erfolgte Übermittlungen bleiben davon unberührt. Alternativ können Sie die verlinkte externe Buchungsseite direkt aufrufen. Dort können Sie einen Termin anfragen; dieser bedarf der Bestätigung durch das Büro. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Termindaten durch Cal.com verarbeitet. Bitte übermitteln Sie dort keine vertraulichen Gesundheits- oder Verfahrensinformationen. Telefonische Terminabsprachen bleiben möglich.

Die Raumbuchung wird in der BuddieBase nach Prüfung der Berechtigung bereitgestellt. Der Kalender wird erst geladen, wenn du eine Buchungsdauer auswählst. Dabei werden technische Verbindungsdaten an Cal.com übertragen. Name und Mitglieds-E-Mail-Adresse können zur Erleichterung der gewünschten Buchung vorausgefüllt werden. Bei einer Buchung verarbeitet Cal.com insbesondere Kontaktangaben, Termin, Buchungsstatus und gegebenenfalls freiwillige Buchungsangaben.

Die direkten Cal.com-Buchungsadressen sind durch den Website-Login nicht zusätzlich gesperrt. Bitte gib im Kalender keine vertraulichen Mandatsakten oder Gesundheitsinformationen an. Die persönliche Buchungsübersicht kann über eine serverseitige Anbindung die zur bestätigten Mitgliedsadresse gehörenden Termine anzeigen; ist diese Anbindung nicht eingerichtet, erfolgt die Bestätigung ausschließlich über die Buchungs-E-Mails.

Die Verarbeitung dient der Organisation und Durchführung der gewünschten Raumnutzung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei betrieblichen Ansprechpartnern gegebenenfalls Buchst. f. Anbieter ist Cal.com, Inc. (USA). Informationen zu Empfängern, Übermittlungen und Speicherfristen findest du in den Datenschutzhinweisen von Cal.com.

8. Geschäftstelefonie mit fonial

Für die optional vereinbarte Geschäftstelefonie ist fonial vorgesehen. Bei Einrichtung und Nutzung werden insbesondere Anschluss- und Kontaktdaten, Rufnummern, Benutzer- und Berechtigungseinstellungen sowie Verbindungsdaten verarbeitet, beispielsweise beteiligte Rufnummern, Zeitpunkte und Dauer der Verbindungen. Bei zusätzlich vereinbarten Mailboxfunktionen können auch Nachrichteninhalte anfallen.

Wir verwenden die für den Auftrag erforderlichen Daten zur Einrichtung, Betreuung und Abrechnung. fonial verarbeitet Daten zur Erbringung des Telekommunikationsdienstes und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Rollen, Berechtigungen und Anschlussinhaberdaten werden vor der Freischaltung passend zum konkreten Auftrag festgelegt. Die Website überträgt keine Gesprächsinhalte automatisch an fonial.

Grundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO sowie die einschlägigen telekommunikationsrechtlichen Regelungen. Art und Dauer der Verarbeitung richten sich nach dem eingerichteten Dienst und den gesetzlichen Anforderungen. Einzelheiten: Datenschutzhinweise für fonial-Telekommunikationsdienste.

9. Optionale KI-Anrufannahme mit ScaleTalk

Die optionale KI-Anrufannahme ist mit ScaleTalk vorgesehen und wird erst nach gesonderter Einrichtung und Abstimmung genutzt. Je nach vereinbarter Konfiguration können Rufnummer, Zeitpunkt, Gesprächsdauer, mitgeteilte Anliegen, Rückrufwünsche und Gesprächszusammenfassungen verarbeitet werden. Ein Website-Aufruf oder eine Mitgliedschaftsanfrage startet keine KI-Telefonie und keine Gesprächsaufzeichnung.

Vor Aktivierung werden Anruferinformation, erforderliche Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeitung, Empfänger der Zusammenfassungen sowie die konkreten Einstellungen für Audio, Transkripte und Löschung festgelegt. Eine pauschale Speicherfrist oder eine generell ausgeschlossene Audioaufzeichnung wird hier nicht zugesichert. Bei einem Einsatz für Berufsbetreuungsbüros sind die Verarbeitung besonders geschützter Informationen und die jeweils erforderlichen Berechtigungen gesondert zu berücksichtigen.

ScaleTalk gibt für seine Plattform einen Standort in Frankfurt und die Möglichkeit konfigurierbarer Aufbewahrungsfristen an. Die konkreten Vereinbarungen und Einstellungen des jeweiligen Anschlusses sind maßgeblich. Informationen des Anbieters: ScaleTalk – Datenschutz und Auftragsverarbeitung.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung einer Mitgliedschaft oder die Erfüllung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Entfällt der Zweck, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Nachweise für Rechtsansprüche entgegenstehen. Vertrags-, Rechnungs- und Geschäftsdaten unterliegen gegebenenfalls gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Kontosperre ist nicht mit einer vollständigen Löschung gleichzusetzen.

Bei Auftrags- und Telekommunikationsdiensten können für technische Protokolle, Verbindungsnachweise, Backups und gesetzlich aufzubewahrende Angaben abweichende Speicherfristen gelten. Die jeweils maßgeblichen Anbieterinformationen sind oben verlinkt.

12. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen; gegen Direktwerbung jederzeit.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Baden-Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Für die Ausübung deiner Rechte kannst du uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

13. Erforderliche Angaben und Freigabeentscheidungen

Die Pflichtangaben im Anmeldeformular sind erforderlich, um die gewünschte Mitgliedschaftsanfrage und den Mitgliederzugang zu bearbeiten. Ohne diese Angaben ist eine Online-Anmeldung nicht möglich; eine allgemeine Kontaktaufnahme bleibt möglich. Über die Annahme und Freigabe entscheidet Julia persönlich. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ein entsprechendes Profiling findet im eigenen Anmeldeablauf nicht statt.